Гроші — частина професії. Психолог у приватній практиці одночасно є клініцистом, менеджером і бухгалтером. І якщо з клінічною стороною допомагає освіта, то фінансова частина часто залишається непрозорою: гроші приходять і йдуть, податки викликають тривогу, а що саме потрібно фіксувати — незрозуміло.
Коротко: фінансовий облік у приватній практиці будується на чотирьох елементах — журнал доходів, журнал витрат, податковий облік і підшивка документів. Усе це можна вести в таблиці без бухгалтера, якщо правильно обрати податковий режим і робити записи регулярно.
Три запитання, на які відповідає фінансовий облік
Пряма відповідь: облік потрібен не тільки для податкової. Він відповідає на три практичні запитання, від яких залежить стійкість практики.
- Скільки я реально заробляю? Без обліку відповідь завжди розмита — гроші ніби є, але куди йдуть, незрозуміло.
- Чи можу я дозволити собі підвищення кваліфікації / новий кабінет / відпустку? Без даних про витрати це вгадування.
- Що я заборгував податковій — і чи не прострочив щось? Прострочені податки — це штрафи і блокування рахунку.
Податковий режим: обрати один раз, але правильно
Пряма відповідь: для більшості психологів у приватній практиці з доходом до ~7–10 млн гривень на рік оптимальний вибір — ФОП на 2-й або 3-й групі єдиного податку. Загальна система виправдана лише при значних підтверджених витратах.
Порівняння режимів
| Параметр | ФОП 2-га група | ФОП 3-тя група | ФОП загальна система |
|---|---|---|---|
| Ліміт доходу | ~7,21 млн грн/рік | ~10,09 млн грн/рік | Без ліміту |
| Єдиний податок | 1 729 грн/міс | 5% від доходу | 18% ПДФО |
| Військовий збір | 865 грн/міс | 1% від доходу | 1,5% від доходу |
| Витрати вираховуються? | Ні | Ні | Так |
| ЄСВ (мінімум) | ~1 902 грн/місяць | ~1 902 грн/місяць | ~1 902 грн/місяць |
| Звітність | Раз на рік | Щоквартально | Щоквартально |
| Робота з юрособами | Обмежена | Так | Так |
| Для кого | Стабільна практика з фізособами | Вищий дохід, юрособи | Рідко виправданий |
Дані актуальні на 01.01.2026 (мінімальна зарплата — 8 647 грн/міс). Ліміти доходу та ставки ЄСВ прив’язані до мінімальної зарплати і змінюються щороку. Завжди перевіряйте актуальні цифри на сайті ДПС України.
Як зареєструватися ФОП
- Подайте заяву через «Дія» або особисто в ЦНАПі — безкоштовно
- Оберіть КВЕДи: 86.90 — «Інша діяльність у сфері охорони здоров’я»; 85.59 — «Інші види освіти» (якщо проводите тренінги)
- Після реєстрації — подайте заяву про обрання групи єдиного податку (протягом 10 днів)
- Відкрийте підприємницький рахунок у банку
Що фіксувати в журналі доходів
Пряма відповідь: для кожного надходження фіксуйте: дату, суму, форму оплати, джерело (фізична або юридична особа) та ідентифікатор клієнта. Цього достатньо для податкової і для власного контролю.
Шаблон журналу доходів
| Дата | Клієнт (код) | Послуга | Сума | Форма оплати | Квитанція |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-05-05 | К-017 | Консультація 60 хв | 1 800 | Переказ Monobank | ✅ |
| 2026-05-07 | К-031 | Консультація 60 хв | 1 800 | Готівка | ✅ |
| 2026-05-12 | К-017 | Консультація 60 хв | 1 800 | Переказ Monobank | ✅ |
| 2026-05-15 | К-022 | Пара, 90 хв | 2 600 | Переказ ПриватБанк | ✅ |
| 2026-05-20 | Орг. «Альфа» | Майстер-клас 3 год | 12 000 | Банківський переказ | ✅ |
Коди клієнтів замість імен — це не тільки зручність, але й відповідність вимогам Закону України «Про захист персональних даних». Фінансовий журнал не повинен містити імена клієнтів — лише ідентифікатор, що відповідає запису у вашій клінічній документації.
Якщо ви ведете картки клієнтів у TheraMemory, кожна сесія вже прив’язана до конкретного клієнта з датою. Це зручна точка звірки: відкрив історію клієнта — і одразу видно, скільки зустрічей було за місяць, що легко зіставити з фінансовим журналом.
Витрати: що вважати професійними
Пряма відповідь: професійні витрати — це витрати, безпосередньо пов’язані з веденням практики. Вони важливі навіть на єдиному податку (для розуміння реального прибутку), а на загальній системі — зменшують оподатковуваний дохід.
Категорії витрат
Кабінет і робочий простір
- Оренда кабінету (або частка домашнього офісу при онлайн-роботі)
- Інтернет і телефон (пропорційно робочому використанню)
- Меблі та обладнання для кабінету
Професійний розвиток
- Супервізія та інтервізія
- Навчання, курси, сертифікації
- Фахова література та підписки на журнали
Операційні витрати
- Програмне забезпечення (нотатки сесій, планувальники, месенджери для роботи)
- Тестові методики та витратні матеріали
- Банківські комісії за приймання платежів
Професійні зобов’язання
- Членство в асоціаціях (УСП, УАПП та ін.)
- Страхування професійної відповідальності
- Юридичні консультації з питань практики
Шаблон журналу витрат
| Дата | Категорія | Опис | Сума | Документ |
|---|---|---|---|---|
| 2026-05-03 | Оренда | Кабінет, травень 2026 | 8 000 | Акт №45 |
| 2026-05-10 | Навчання | Курс зі схема-терапії (внесок) | 4 500 | Чек-ордер |
| 2026-05-15 | ПЗ | Підписка TheraMemory, травень | 390 | Електронний чек |
| 2026-05-18 | Супервізія | Сесія супервізії, 90 хв | 2 200 | Немає (готівка) |
| 2026-05-22 | Література | «Складні клієнти» | 350 | Чек маркетплейс |
Щодо готівкових витрат без документів: при єдиному податку це не критично (витрати не вираховуються), але для власного обліку варто робити запис. Якщо ви на загальній системі — без первинного документа витрату не приймуть.
Як розрахувати реальний дохід від практики
Пряма відповідь: реальний дохід — це не сума надходжень, а те, що залишається після всіх професійних витрат і податків. Різниця часто виявляється несподіваною.
Формула місячного розрахунку
Валовий дохід (усі надходження)
− Професійні витрати
= Операційний прибуток
Операційний прибуток
− Єдиний податок (ФОП 2-га група: 1 729 грн/міс)
− Військовий збір (ФОП 2-га група: 865 грн/міс)
− ЄСВ (1 902 грн/міс)
= Чистий дохідПриклад розрахунку
Травень 2026
ДОХОДИ
Консультації (20 сесій × 1 800) = 36 000
Майстер-клас для організації = 12 000
Разом валовий дохід = 48 000
ВИТРАТИ
Оренда кабінету = 8 000
Навчання (курс) = 4 500
Супервізія (2 сесії) = 4 400
ПЗ та підписки = 800
Інше (матеріали, література) = 600
Разом витрати = 18 300
ОПЕРАЦІЙНИЙ ПРИБУТОК = 29 700
ПОДАТКИ ТА ВНЕСКИ
Єдиний податок 2-га група = 1 729
Військовий збір 2-га група = 865
ЄСВ = 1 902
Разом = 4 496
ЧИСТИЙ ДОХІД ≈ 25 204Рентабельність: 25 204 / 48 000 = 52,5% — нормальний показник для сольної практики.
Робота з документами: що зберігати і як довго
Пряма відповідь: мінімальний строк зберігання фінансових документів за ПКУ — 1095 днів (3 роки) з дати подання звітності. Фахова рекомендація для психологів — 10–15 років.
Що зберігати
| Документ | Строк зберігання | Формат |
|---|---|---|
| Договори з клієнтами | 10–15 років | Оригінал + скан |
| Квитанції про оплату | 3 роки | Оригінал + скан |
| Акти виконаних робіт | 3 роки | Оригінал + скан |
| Касові чеки (витрати) | 3 роки | Оригінал + скан |
| Банківські виписки | 3 роки | Електронний |
| Договори оренди | Весь строк + 3 роки | Оригінал + скан |
Система зберігання без зайвих складнощів
Структура папок на комп’ютері:
Фінанси_[рік]/
├── Доходи/
│ ├── Квитанції/
│ └── Договори/
├── Витрати/
│ ├── Оренда/
│ ├── Навчання/
│ ├── Інше/
│ └── ПЗ/
└── Звіти/
└── Місячні_зведення/Скануйте паперові документи одразу — термопапір вицвітає за 1–2 роки.
Типові фінансові помилки в приватній практиці
Пряма відповідь: більшість фінансових проблем у приватній практиці виникають не через складність, а через відкладання обліку «на потім». Ось чотири помилки, що трапляються найчастіше.
Помилка 1: «Розберуся з податками наприкінці року»
❌ «Доходи рахую раз на рік перед декларацією»
Результат: при єдиному податку 2-ї групи щомісячний внесок фіксований і сплачується незалежно від доходу. Якщо пропустити платіж — нараховується пеня і виникає ризик втратити статус ФОП.
✅ Поставте нагадування на 15-те число кожного місяця — сплатити ЄП і ЄСВ. Автооплата в банку — ще простіше.
Помилка 2: Змішування особистих і робочих грошей
❌ «Гроші від клієнтів надходять на ту саму картку, з якої я плачу за продукти»
Результат: неможливо швидко порахувати, скільки заробила практика. При перевірці особисті надходження можуть бути зараховані як підприємницький дохід.
✅ Відкрийте окрему картку або рахунок для практики. Це не обов’язково юридично, але критично для власного обліку та психологічного розмежування «робота / особисте».
Помилка 3: Не враховувати відкладені витрати
❌ «У січні не було великих витрат — хороший місяць»
Результат: у лютому прийшов рахунок за оренду на півроку наперед, навчання раз на рік, страховка — і «хороший» січень перестав бути таким.
✅ Ведіть список річних і квартальних витрат. Відкладайте 1/12 від суми щомісяця — «у фонд майбутніх витрат».
Помилка 4: Ціноутворення без урахування реальних витрат
❌ «Ставлю ціну, як у колег, не рахуючи своїх витрат»
Результат: оренда, навчання, податки і час на ведення практики «з’їдають» дохід, який здавався пристойним.
✅ Порахуйте свій «поріг беззбитковості»: складіть усі місячні витрати практики, розділіть на кількість оплачуваних годин на місяць.
Приклад:
Витрати практики на місяць = 18 300 грн
Оплачуваних годин на місяць = 20 сесій
Поріг беззбитковості = 18 300 / 20 = 915 грн/сесія
При ставці 1 800 грн маржа = 885 грн/сесія
Після ЄП і ЄСВ (~3 760 / 20) = ще −188 грн
Реальна маржа ≈ 697 грн/сесіяКвартальна фінансова звірка
Пряма відповідь: раз на квартал звіряйте три речі: сума доходів у журналі збігається з банківською випискою, всі витрати задокументовані, податки і ЄСВ сплачені.
Чек-лист квартальної звірки
ДОХОДИ
[ ] Журнал доходів заповнений за кожен місяць кварталу
[ ] Усі надходження підтверджені квитанціями або випискою
[ ] Банківська виписка збережена
[ ] Надходження від юросіб і фізосіб розділені
ВИТРАТИ
[ ] Усі квитанції, чеки та акти зібрані й відскановані
[ ] Витрати за категоріями підбиті
[ ] Розраховано операційний прибуток
ПОДАТКИ ТА ВНЕСКИ
[ ] Єдиний податок сплачений за кожен місяць кварталу
[ ] ЄСВ сплачений за кожен місяць кварталу
[ ] Декларація подана (для 3-ї групи — щоквартально)
[ ] Немає заборгованостей у Кабінеті платника ДПС
ДОКУМЕНТИ
[ ] Нові договори з клієнтами підписані й збережені
[ ] Немає документів, які треба запросити у контрагентів
[ ] Архів оновлений
АНАЛІЗ
[ ] Дохід зріс / упав — зрозуміло чому?
[ ] Витрати в нормі — немає несподіваних статей?
[ ] Ставка переглянута за потребиФінанси і клінічна документація: де вони перетинаються
Пряма відповідь: фінансовий і клінічний облік перетинаються в двох точках — ідентифікація клієнта та історія сесій. Добре організована клінічна документація суттєво спрощує фінансовий облік.
Коли клієнт просить довідку про надані послуги (наприклад, для страхової компанії або особистих записів), вам потрібно швидко знайти: дати сесій, їх кількість, вартість кожної, підсумкову суму. Якщо історія сесій ведеться структуровано, довідка формується за 5 хвилин.
У TheraMemory кожна сесія фіксується з датою, тривалістю і статусом — це готова основа для фінансової звірки: скільки зустрічей було з конкретним клієнтом за період, видно без перегортання паперового журналу.
Часті запитання
Чи потрібен договір з кожним клієнтом? Договір про надання психологічних послуг захищає вас, а не клієнта. Без договору складно довести факт надання послуги і погоджену вартість у разі спору. Як мінімум, використовуйте публічну оферту на сайті — клієнт підтверджує її підписом або оплатою.
Що робити, якщо клієнт платить готівкою? Зафіксуйте надходження в журналі доходів і видайте квитанцію або розписку. Якщо у вас є РРО або ПРРО (програмний реєстратор) — пробийте чек. ФОП на 2-й групі без найманих працівників може не застосовувати РРО до певного ліміту (перевіряйте актуальні вимоги ПКУ).
Чи можна приймати оплату від іноземних клієнтів (онлайн-терапія)? Так. ФОП може отримувати валютні надходження від іноземних фізосіб. Банк може запитати пояснення природи надходжень — тому варто мати договір і акти на англійській мові. Валюта конвертується в гривні за курсом НБУ на дату надходження — з цієї суми сплачується єдиний податок.
Як планувати відпустку без втрати доходу? Не існує правила «клієнт платить за час відпустки». Але ви можете прописати в умовах роботи політику скасувань: наприклад, сесія скасовується без оплати за 48 годин, пізніше — оплачується. Чітко прописана і погоджена політика дає змогу планувати фінанси й прогнозувати дохід.
Підсумковий шаблон: проста фінансова система для психолога
ЩОМІСЯЦЯ
[ ] Зафіксувати всі надходження (журнал доходів)
[ ] Записати всі витрати з документами (журнал витрат)
[ ] Сплатити ЄП (до 20-го числа) і ЄСВ (до 20-го числа)
[ ] Розрахувати операційний прибуток і чистий дохід
ЩОКВАРТАЛЬНО
[ ] Квартальна звірка (див. чек-лист вище)
[ ] Оновити архів документів
[ ] Подати декларацію (для 3-ї групи)
ЩОРОКУ
[ ] Подати річну декларацію (для 2-ї групи)
[ ] Переглянути ставку на наступний рік
[ ] Перевірити, чи не перевищено ліміт доходу групи
[ ] Оновити договори й оферти за потребиФінансовий облік — це не бухгалтерія заради бухгалтерії. Це інструмент, який показує, чи працює ваша практика так, як задумано, і дає змогу приймати рішення на основі даних, а не відчуттів.
Спробуйте TheraMemory безкоштовно — 14 днів
Картки клієнтів, історія сесій і нотатки в одному місці — так що коли потрібно виставити довідку клієнту або звірити фінанси, все вже готово.
Документація, яка працює на вас, а не проти вас.
Спробувати TheraMemory